Päivitetty 22.10.2024

HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELY TAITOTALON KONGRESSIKESKUKSESSA

1.     Rekisteripitäjä ja yhteystiedot

AEL-Amiedu Oy (myöhemmin myös Taitotalon kongressikeskus)
Y-tunnus: 3008326-5
Postiosoite: Valimotie 8, 00380 Helsinki

Sähköposti (tiedustelut ja kyselyt): tietosuoja@taitotalo.fi

2.     Käsittelyn oikeusperusta

Kongressipalvelut

Oikeutettu etu

Henkilötietoja käsitellään Taitotalon kongressikeskuksen palveluiden tarjoamisessa.

Sopimusasiakas

Sopimus

Henkilötietoja käsitellään Taitotalon kongressikeskuksen sopimuskauden aikaisten oikeuksien ja velvoitteiden toteuttamiseksi.

3.     Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Kongressipalvelut

Henkilötietoja käsitellään kongressipalveluiden tuottamisessa, niiden markkinoinnissa ja asiakaskyselyiden toteuttamisessa.

Sopimusasiakas

Henkilötietoja käsitellään asiakassopimusten solmimiseksi. Sopimuskauden aikana henkilötietoja käsitellään sopimusvelvoitteiden hoitamiseksi sekä sopimuskumppanin kanssa asioimiseen ja yhteydenpitoon.

4.     Kuvaus rekisteröityjen ryhmistä

Rekisteröidyllä tarkoitetaan sitä luonnollista henkilöä, jota koskevia henkilötietoja käsitellään. Rekisteröidyt ovat yritysten edustajia, yhteyshenkilöitä tai muita työntekijöitä.

Rekisteröityjä ovat myös AEL-Amiedu Oy:n edustajat ja työntekijät, joiden henkilötietoja käsitellään sopimushallinnan yhteydessä.

5.     Tietojen vastaanottajat ja vastaanottajaryhmät

Henkilötietojen käsittelyssä käytetään AEL-Amiedu Oy:n alihankkijoina ulkopuolisia toimijoita tietojärjestelmien toimitus-, ylläpito- ja kehitystehtävissä. Henkilötietojen käsittelyssä käytetään AEL-Amiedu Oy:n alihankkijana ulkopuolista toimijaa yhteydenottoihin ja asiakaskyselyihin. Ulkopuoliset toimijat käsittelevät henkilötietoja käsittelijöinä AEL-Amiedu Oy:n puolesta ja lukuun tietosuojalainsäädännön mukaisten sopimusten mukaisesti.

6.     Rekisterin tietosisältö

Käsiteltäviä henkilötietoja ovat:

• etunimi, sukunimi, asema, puhelinnumero, sähköpostiosoite, postiosoite, yritys
• sopimuksen mukaisiin oikeuksiin ja velvoitteisiin liittyvät tiedot (muistioiden, raporttien, selvitysten, palautteiden, reklamaatioiden ja laskutustietojen sisältämät henkilötiedot).

7.     Säännönmukaiset tietolähteet

Yhteydenottaja syöttää tiedot Taitotalon kongressikeskuksen nettisivuilla käytössä olevaan tarjouspyyntölomakkeeseen tai uutiskirjeentilaaja syöttää tiedot lomakkeelle.
Sopimuskumppanit toimittavat käsiteltäviä henkilötietoja myös sopimuksen solmimisen yhteydessä ja sopimuskauden aikana.

8.     Tietojen säilyttämisaika

Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin se on tarpeen henkilötietojen käsittelyn tarkoitusten kannalta tai rekisterinpitäjän lakisääteisten velvollisuuksien noudattamiseksi.
Tämän jälkeen tiedot tuhotaan, ellei niiden käsittelylle ole edelleen soveltuvaa käsittelyperustetta.

9.     Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Tietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.

10. Tietojen siirto EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle

Käsittely tapahtuu AEL-Amiedu Oy:n järjestelmissä, jotka sijaitsevat EU/ETA-alueella. Henkilötietoja voidaan siirtää EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle, jos se on henkilötietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen kannalta tarpeellista, jolloin tietojen siirrossa noudatetaan tietosuoja- asetuksen asettamia vaatimuksia. Rekisterinpitäjä voi käyttää muun muassa toimivaltaisten viranomaisten kulloinkin hyväksymiä kansainvälisiä tiedonsiirtoja varten laadittuja mallisopimuslausekkeita.11. Rekisterin suojauksen periaatteet

11.      Rekisterin suojauksen periaatteet

Manuaalinen aineisto

Henkilötiedot suojataan asianmukaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein luvattomalta käsittelyltä ja pääsyltä. Pääsy henkilötietoihin on rajattu henkilöihin, joiden tehtäviin henkilötietojen käsittely kuuluu ja jotka ovat sitoutuneet salassapitoon. Fyysinen pääsy tietoon rajataan pääsyoikeuksin ja turvatoimenpitein.

Sähköinen aineisto

Henkilötiedot suojataan asianmukaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein luvattomalta käsittelyltä ja pääsyltä. Henkilötiedot suojataan muun muassa seuraavilla menettelyillä: pääsynhallinta, palomuurit, salasanajärjestelyt. Pääsy henkilötietoihin on rajattu henkilöihin, jotka ovat sitoutuneet salassapitoon.

12. Rekisteröidyn oikeudet

12.1 Tarkastusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä tieto siitä, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja. Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus tarkastaa rekisteröityä itseään koskevat henkilötiedot sekä tietosuoja-asetuksen mukaiset tiedot henkilötietojen käsittelystä. Pyyntö lähetetään osoitteeseen tietosuoja(at)taitotalo.fi.

12.2 Oikeus vaatia tietojen korjaamista tai poistamista

Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan rekisteröityä koskevat henkilötiedot, mikäli henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin, rekisteröity vastustaa käsittelyä eikä käsittelyyn ole olemassa perusteltua syytä, henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti, tai henkilötiedot on poistettava rekisterinpitäjään sovellettavan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

12.3 Rajoittamisoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rajoitusta henkilötietojen käsittelyyn mm. seuraavissa tilanteissa: (i) rekisteröity kiistää tietojen paikkansapitävyyden, (ii) käsittely on lainvastaista ja rekisteröity vastustaa henkilötietojen poistamista ja vaatii sen sijaan niiden käytön rajoittamista, (iii) rekisterinpitäjä ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi, (iv) rekisteröity on vastustanut henkilötietojen käsittelyä.

12.4 Vastustamisoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella vastustaa häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä, joka perustuu rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun, ellei rekisterinpitäjä voi osoittaa, että käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää rekisteröidyn edut, oikeudet ja vapaudet tai jos se on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

12.5 Ota yhteyttä

Rekisteröity voi käyttää tietosuojalainsäädännön mukaisia oikeuksiaan lähettämällä pyynnön AEL-Amiedu Oy:lle osoitteeseen tietosuoja(at)taitotalo.fi.

13. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaisille, jos rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan käsitellään tietosuojalainsäädännön vastaisesti.

Valvontaviranomaisen yhteystiedot ovat:

Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Ratapihantie 9, 6. krs., 00520 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00521 Helsinki
Vaihde: 029 56 66700
Sähköposti: tietosuoja@om.fi